Adobe LiveCycle Process Management ES
-Introduzione
-Definizione e gestione del Workflow
-Utilizzo del Workflow da parte degli utenti
-Adobe LiveCycle Business Activity Monitoring ES
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Adobe LiveCycle Process Management ES fornisce una soluzione di gestione e automazione per implementare processi che pongono al centro i documenti.
Questa soluzione combina un motore di workflow basato su componenti LiveCycle, per creare workflow tra persone, integrare i dati con e verso sistemi interni o esterni, costruire applicazioni, misurare e gestire prestazioni di processo con funzioni di Business Activity Monitoring.
La soluzione supporta sia interazioni on-line sia off-line, funzioni di controllo e sicurezza dei documenti, interfaccia utente PDF o HTML e interazioni integrate tra documenti cartacei e digitali (paper-to-digital). Adobe LiveCycle Process Management ES utilizza un sistema di assemblaggio di workflow rapido e basato su componenti riutilizzabili chiamate “Servizi”. Tali componenti consentono di assemblare rapidamente workflow complessi all’interno di un unico ambiente visuale su cui è possibile intervenire in modalità “drag-and-drop”.
Mediante Adobe LiveCycle Process Management ES ogni azione interna a un processo, quale per esempio l’integrazione con un sistema, l’invio di un’e-mail o l’invocazione di un Web service, è rappresentata con una componente riutilizzabile. Adobe LiveCycle Process Management ES dispone di una libreria di servizi pronti all’uso per i più comuni processi, a cui si possono aggiungere servizi personalizzati per estendere il motore di workflow in modo da soddisfare specifici requisiti. Tali servizi sono anche utilizzati per le attività di orchestrazione di tutti gli Adobe Document Services: controllo del documento, sicurezza, process management, collaboration e generazione di documenti. Il fatto di basarsi su un’architettura Java2 Enterprise Edition (J2EE) fa di Adobe LiveCycle Process Management ES una soluzione scalabile sia orizzontalmente sia verticalmente, cos&i da adattarsi pi facilmente alle diverse esigenze aziendali di prestazioni e disponibilità. Inoltre Adobe LiveCycle Process Management ES può essere rilasciato all’interno di un ambiente cluster o di failover per abilitare applicazoni di tipo mission-critical. La piattaforma di workflow Adobe è articolata in un ciclo che si basa sulle seguenti funzionalità: progettazione, integrazione, rilascio, gestione, ottimizzazione.
Progettazione
Adobe LiveCycle Process Management ES mette a disposizione gli strumenti per una progettazione visuale immediata. Attraverso questi intuitivi tool di progettazione grafica e i componenti riutilizzabili i professionisti IT possono assemblare complessi workflow end-to-end senza dover scrivere alcuna linea di codice, ma semplicemente assemblando visualmente moduli preimpostati e configurandoli opportunamente attraverso i relativi menu di impostazione. La presenza di wizard semplifica ulteriormente l’impostazione e l’esecuzione di processi automatizzati.
Integrazione
Adobe LiveCycle Process Management ES integra processi incentrati attorno ai documenti con ogni tipo di sistema di business di tipo enterprie o proprietario, inclusi i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), di document management, directory server, database o Web service. Questo livello di integrazione con le applicazioni “core” si traduce in processi che non risentono di barriere organizzative anche nel caso in cui il flusso di lavoro passa attraverso una combinazione di gruppi di lavoro, dipartimenti e aziende.
Rilascio
Adobe LiveCycle Process Management ES abilita il rilascio di un processo sotto forma di una soluzione enterprise che si inserisce all’interno dell’infrastruttura esistente. Le soluzioni per l’organizzazione del flusso di lavoro proposte da Adobe operano sui principali server applicativi J2EE (quali IBM WebSphere, Bea Weblogic o JBoss), su diversi database (tra cui DB2, Oracle, SQL Server e mySQL) e con molteplici sistemi operativi quali Windows, AIX, Solaris e Linux. Il fatto di supportare i principali standard di mercato quali XML, PDF e Java assicura un ulteriore grado di interoperabilità a lungo termine attraverso l’impresa.
Gestione
La soluzione Adobe permette di organizzare l’intero processo documentale utilizzando portali intuitivi, da cui avviare nuovi workflow, gestire e rispondere a compiti lavorativi e rintracciare specifici dati attraverso le transazioni. Gli utenti finali possono partecipare al processo on-line oppure off-line, tramite moduli in formato PDF o HTML.
Ottimizzazione
Adobe LiveCycle Process Management ES consente il monitoraggio integrato delle attività di business e fornisce funzioni di reportistica avanzata per analizzare e ottimizzare il processo. Prevede una serie di strumenti per la visualizzazione delle caratteristiche e delle prestazioni del processo che comprende allarmi, reminder, calendari, trend storici e indici.
I sei step del workflow Adobe
In sintesi il workflow alla base dei processi documentali abilitati dalla gamma di soluzioni LiveCycle, può essere ricondotto alle sei fasi rappresentate nella figura seguente.
Gli elementi alla base del Workflow realizzabile e controllabile mediante le soluzioni Adobe
Facendo riferimento alla figura, possiamo individuare gli step seguenti:
- I progettisti di processo utilizzano le icone per assemblare workflow utilizzando Livecycle Workbench ES, un ambiente abilitato per il drag-and-drop, utilizzando componenti riutilizzabili.
- Una libreria di servizi pronti all’uso permette di far fronte alle più comuni azioni di workflow
- I moduli per gli utenti finali possono essere aggiuntio all’interno del repository e quindi integrati all’interno del workflow durante una qualsiasi fase del processo.
- Adobe LiveCycle Process Management ES gira su un application server J2EE ed è perfettamente integrato con gli altri tasselli della piattaforma Adobe LiveCycle ES. I processi automatizzati si possono integrare con qualsiasi sistema enterprise, database o Web Service
- Gli utenti finali possono interagire con il workflow attraverso il portale Adobe LiveCycle Workspace, un Web browser, Adobe Acrobat o Adobe Reader.
- I manager dispongono di una postazione di controllo per analizzare gli indici di processo critici. Una console amministrativa consente di apportare in modo rapido cambiamenti nella gestione del sistema.
- Adobe LiveCycle Workbench ES è uno strumento di progettazione visuale del workflow, che insieme a Adobe Livecycle Designer ES per il disegno e la progettazione dei moduli riduce considerevolmente i costi, i tempi e i rischi derivanti dall’utilizzo di applicazioni di nuovi flussi di lavoro
LiveCycle ES fornisce degli strumenti di disegno del flusso che permettono ad una varietà di utenti che vanno dagli utilizzatori finali, agli analisti fino agli sviluppatori Java (J2EE), di progettare, sviluppare, testare e mettere in produzione applicazioni basate sulla piattaforma LiveCycle ES. Tra gli strumenti messi a disposizione viene fornito LiveCycle Workbench ES.
LiveCycle Workbench ES è un ambiente di sviluppo basato su Eclipse che permette agli utenti di sviluppare applicazioni che automatizzano i più svariati processi di business. All’interno di questo ambiente di sviuppo, possono essere sviluppati i template dei moduli PDF oltre che definiti e configurati i flussi utili ad automatizzare i processi aziendali
Adobe LiveCycle Workbench ES
Come si può vedere nella figura, sono presenti le principali caratteristiche di un workflow (assegnazione attività, instradamento delle attività, ruoli permessei e deleghe, reminder ed escalation). La prospettiva process design di Workbench permette ai business analysts di creare diagrammi di processo usando fasi e attività comuni a metodologie di modeling come Rummler-Brache e IDEF o industry standards come Object Management Group’s Business Process Modeling Notation (BPMN). I processi possono essere categorizzati e gestiti in versioni, divisi in versioni maggiori e minori. Per creare un processo il business analyst o process developer possono usare le viste con gli elementi di modello per costruire elementi standard come attività, annotazioni o gateways; la vista servizi offer la possibilità di fare drag and drop di processi o sottoprocessi già create ed implementare attività o intercettare business events da events view. La prospettiva supporta numerose features di usabilità per migliorare la gestione di diagrami di grosse dimensioni.
Utilizzo del Workflow da parte degli utenti
LiveCycle Workspace ES è una intuitiva applicazione Flex che permette agli utenti di iniziare e partecipare a form-based business processes usando un web browser.
Adobe LiveCycle Workspace ES
Usando Workspace ES, gli utenti possono realizzare i seguenti tasks:
- Riempire moduli per iniziare un processo
- Aprire moduli che sono stati inviati all’utente o ad una coda di Gruppo, da rivedere, approvare o inserire altre informazioni
- Aggiungere allegati o commenti ad un task e restringere l’accesso
- Ricercare moduli a cui si è contribuito o relativi a processi a cui si è preso parte.
- Fare ricerche personalizzate
- Vedere le categorie di processo o l’elenco di attività
- Selezionare processi o metterli in Favorites folder per facile accesso
- Condividere tasks e Consultare altri utenti
- Tracking processi e visualizzazione audit trail.
Si può usare Flex Builder per personalizzare completamente Workspace ES per assicurare che siano rispettati i requisiti del cliente.
Altri modi con cui gli utenti partecipano o attivano un processo sono:
- Email (casella di servizio a cui spedire un documento/modulo che viene poi processato; oppure possono ricevere via email un documento per eseguire un passo del processo)
- Folder (ove possono depositare un documento/modulo che viene poi processato)
- Business Activity Monitoring: con una dashboard si offre visibilità di tutte le fasi del processo ed attraverso una interfaccia intuWatcheditive si impostano metriche, alters e si approfondiscono dettagli.
Adobe LiveCycle Business Activity Monitoring ES
La componente Adobe LiveCycle Business Activity Monitoring ES consente di tracciare e migliorare i processi di business. Il prodotto consente di monitorare il ciclo di vita dei processi grazie alla dashboard “real-time performance”. Tale componente consente inoltre di monitorare backlogs, work queues, e key performance indicators (KPIs). E’ possibile abilitare alerts, reminders, calendars e escalations per consentire all’analista di conoscere potenziali problemi prima che accadano, in maniera da preparare azioni correttive.
Adobe LiveCycle Business Activity Monitoring ES - La Dashboard
Utilizzando il software Adobe LiveCycle Business Activity Monitoring (BAM) ES gli amministratori e i partecipanti ai processi possono velocemente identificare i colli di bottiglia, controllare i progressi e visualizzare tutte le informazioni sui processi per fornire una visione completa a 360 gradi delle transazioni di business.
Per garantire la scelta del programma adatto ad ogni singola esigenza Pico mette a disposizione della propria clientela un servizio apposito.
